Simplifier votre début de semaine

Publié le 2 février 2014 à 13 h 10 min par Patricya

Vos semaines commencent en tempête et se terminent en tornade? Je vous propose une démarche qui pourra, avec un minimum de constance, vous permettre de démarrer vos semaines de façon plus sereine.

Je me suis rappelée il y a quelques temps une bonne habitude que j’avais en entreprise mais que j’avais mise de côté depuis que je suis à mon compte. En gros, je quittais un bureau propre le vendredi et cela me permettait de vraiment partir à neuf le lundi suivant.

Mais en travaillant de chez nous, la frontière travail/vie professionnelle est plus floue; l’ordinateur sert aussi à renouveler les livres de bibliothèque ou à dénicher une recette. De plus, sachant que personne d’autre que nos proches ne risque de voir notre « bordel », on est un peu mieux moins poussés à faire du zèle, côté ménage.

Et avouons-le, une fois travailleur autonome, on peut être tentés de penser que c’est du temps improductif et donc inutile… erreur!

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Établir une bonne routine pour terminer votre semaine vous rendra beaucoup plus productifs pour débuter la suivante, parole de fille qui l’a testé!

Envie de tenter le coup? Voici comment je vous propose de débuter :

1. Faites une liste des tâches que vous devez compléter pour terminer la semaine.

2. Inspirez-vous de la liste ci-jointe pour y ajouter ces tâches qui s’appliquent à votre situation, que vous devriez faire, mais auxquelles vous n’avez peut-être jamais songées.

3. Évaluez le temps que devrait prendre votre routine.

4. Ne planifiez rien d’autre dans la dernière plage horaire de votre semaine. Si vous désirez terminer à 17 h vendredi et que vous avez évalué votre routine à une heure, cela veut dire que vous ne fixez aucun rdv à partir de 16 h.

Impossible? Vraiment? Travailler à VOTRE entreprise EST important. Vous donner tous les moyens d’être productif de semaine en semaine l’est aussi.

Voici donc mon aide-mémoire. C’est un guide. Le vôtre peut être sensiblement différent. Je vous invite à l’adapter à votre réalité dès maintenant.

Moi j’y ai même mis certaines tâches plus… ménagères! Vous croyez cette étape inutile puisque vos clients ne voient pas votre bureau? Vous oubliez les avantages d’un bureau propre sur la principale ressource de votre entreprise : VOUS! Votre santé, votre motivation, votre productivité ne peuvent qu’être améliorées avec ces simples interventions! Voici d’ailleurs un article intéressant sur le sujet.

Sur ce, bonne routine et redonnez-moi en des nouvelles!

4 trucs pour limiter son kilométrage virtuel.

Publié le 9 décembre 2013 à 11 h 57 min par Patricya

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En mars dernier, je vous écrivais au sujet du chemin physique que vous parcourez dans votre bureau.

Parlons maintenant du trajet virtuel que vous effectuez dans une journée de travail! Si vous installiez un podomètre en-dessous de votre souris, taperiez-vous le 20 000 km par année?

Avez-vous déjà songé à tout le temps que vous consacrez à « rouler » d’un dossier à l’autre pour souvent revenir sur vos pas?

Que diriez-vous de quelques trucs pour limiter votre kilométrage virtuel? En voici quatre que j’utilise régulièrement, pour moi et pour mes clients :

 

1- Utilisez la barre des tâches (en bas à gauche) et la barre des outils (en bas à droite) à bon escient.

Jetez y un coup d’œil dès maintenant : est-ce que les programmes et outils qui y sont épinglés sont bien ceux que vous utilisez le plus souvent? Si non, un petit ménage s’impose. Vous pouvez personnaliser le tout en « épinglant » ce qui vous est le plus utile et en « détachant » ce que vous utilisez rarement. Cela vous prendra 30 secondes, mais vous les rentabiliserez bien vite!

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2- Créez des favoris temporaires dans le volet de navigation

Qui a donc décrété que lorsque nous créons des favoris, ceux-ci doivent demeurer en place jusqu’à la fin des temps? Personne! Pourtant, peu de gens osent les changer de façon à ce que l’outil s’adapte à leur besoin du moment. Je vous encourage donc à vous créer des favoris temporaires!

Exemple : si je sais que cette semaine je travaillerai beaucoup sur le dossier 123 du client X et que j’aurai probablement à entrer 52 fois dans son dossier, je me crée un favori vers son sous-dossier 123. Il me suffit de sélectionner le dossier voulu et de le glisser sous « l’étoile » dans la barre de gauche du volet de navigation.

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À chaque fois que j’ouvre, sauvegarde, mets en pièce jointe un document pour ce mandat, j’ai rapidement accès au répertoire approprié. La semaine prochaine, le mandat sera terminé, j’effacerai le favori temporaire; rassurez-vous, effacer le favori ne supprime pas le dossier principal.

3- Créez des raccourcis DANS un dossier

Selon ce que j’ai pu constater, certains aiment vraiment beaucoup trop les raccourcis, ce qui conduit souvent à une dérive telle qu’illustrée ci-dessus. C’est un exemple fictif, mais j’aurais très bien pu prendre une photo du « desktop » de plusieurs personnes que je connais!

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Dossiers récents windows

Autant que possible, évitez de créer une pléiade de raccourcis directement sur votre « desktop » (bureau). Un visiteur a automatiquement accès aux titres de vos documents (vous seul savez s’ils sont compromettants!) mais surtout, admettez-le, vous ne vous y retrouvez plus! Avez-vous vraiment besoin de tout ceci à CHAQUE jour?

Débutez plutôt le travail en ouvrant l’application (Word, Excel ou autre), celle-ci vous offre un choix de documents récemment utilisés. Mais sinon, vous pourrez aller parcourir vos répertoires pour ouvrir le document voulu. D’où l’importance du truc #2 : vous retrouverez facilement tout ce dont vous avez besoin en faisant « Parcourir » puis en allant dans les favoris.

Mais pour rendre votre navigation encore plus efficace, je vous suggère de créer des raccourcis appropriés DANS vos dossiers.

Exemple : quand vous créez une facture, vous devez toujours vous référer à votre liste de prix? Par contre, vous ne voulez pas mettre la liste de prix dans le dossier de facturation, parce qu’elle fait partie d’un autre dossier.

Faire une copie et la coller dans un 2e dossier est une mauvaise idée… penserez-vous à mettre à jour les copies éparpillées? Imaginez les complications si vos informations diffèrent dépendamment de l’endroit où vous êtes allés les puiser!

La solution la plus simple est de créer un lien qui pointe vers votre liste de prix DANS votre dossier de facturation. Oui, vous avez le droit!! Plus besoin de vous promener d’un dossier à l’autre pour aller chercher une petite information.

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4-    Numérotez les dossiers dans l’ordre du processus

Par défaut, vos documents et dossiers se placent en ordre alphabétique. On peut choisir aussi de les ordonner en fonction de la taille, de la date de modification… mais il n’y a aucune façon de les placer selon VOTRE utilisation, ce qui fait qu’on se promène en haut, en bas et on en perd parfois le fil. Ne serait-ce pas pratique de commencer une tâche par le dossier du haut et puis de pouvoir descendre après chaque étape? La solution? Insérez un numéro devant le titre comme ceci :

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Les dossiers s’ordonneront numériquement. Autre avantage : si vous confiez la tâche à une autre personne, il lui sera plus facile de comprendre votre processus, car pas mal tout le monde sait compter de 1 à 10!

Place au confort!

En terminant, même si vous réussissez à réduire votre trajet virtuel grâce à mes conseils, rien de mieux que d’effectuer le voyage dans une position confortable. Je vous laisse donc sur un article publié par le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail et qui, outre quelques conseils sur le choix d’une souris d’ordinateur, donne également de sages recommandations pour diminuer les risques d’endolorissement, de fatigue ou de blessures lors de l’utilisation de votre souris! Bon voyage!

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Et tombent les feuilles – Partie 2 : les alternatives

Publié le 5 novembre 2013 à 10 h 48 min par Patricya

La semaine dernière, je vous parlais de mon grand ménage de papier et de mes conclusions quant à ce qui devrait être conservé et pendant combien de temps. Voilà pour les archives!

Cependant, entre vous et moi, je préférerais ne pas avoir à reprendre ce fastidieux processus à tous les automnes! Vous connaissez sûrement les 3RV (Les 3 règles du recyclage). Si « Recycler » et « Réutiliser » sont des concepts souvent bien intégrés, reste que le plus grand défi demeure RÉDUIRE.

Toujours alignée à mon objectif d’épuration pour 2013, j’ai décidé il y a quelques mois que le problème devrait être traité en amont : empêcher le papier d’entrer chez moi!

Voici 7 ALTERNATIVES que je mets désormais en pratique :

 

1. LES PETITS PAPIERS

Dans mon bureau, j’ai définitivement éliminé les petits carnets de notes éparses depuis que j’ai adopté One Note. Une idée soudaine? One note! Le téléphone sonne, une info à noter? One Note! Un meeting sur Skype, je prends des notes sur One Note! Un site web dont le contenu pourrait être intéressant pour un éventuel billet sur ce blogue? Je copie l’URL sur… One Note! Vous avez saisi le principe!

Intégré à la Suite Office (même sur Office version Famille et Étudiant) il se peut que tout comme moi, vous ayez déjà One Note d’installé sur votre ordinateur sans même le savoir. Peut-être en deviendrez-vous fan, vous aussi? On m’a aussi parlé avec grand bien de Evernote mais je ne l’ai pas encore expérimenté.

2. LES GROS DOSSIERS

Mes dossiers clients en version papier ne contiennent qu’une impression de notre entente signée, parfois une carte d’affaires et quelques feuilles de notes manuscrites si je les ai rencontrés en personne. C’est tout!

Prochaine étape : remplacer ma planchette à pince par ma tablette iPad lors d’une consultation! Je suis confiante que j’arriverai à prendre des notes à l’aide du clavier tactile; jusqu’à maintenant, j’arrive à y faire aller mon beau doigté d’autodidacte avec aisance et rapidité!

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Tout le reste du contenu de mes dossiers clients n’existe qu’en version numérique, sur Dropbox et pour lequel j’ai aussi une copie de sauvegarde. L’avantage avec Dropbox c’est que s’il arrive un problème avec mon ordinateur, je peux depuis n’importe quel autre ordinateur (celui de mon conjoint, par exemple) me connecter par le web et accéder à tous mes fichiers instantanément.

Je peux terminer ma journée et ENSUITE m’apitoyer sur le triste sort de mon ordinateur définitivement fichu! Ça ne m’est jamais arrivé mais j’ai déjà vécu des problèmes temporaires et j’ai quand même eu TRÈS chaud!!

3. LE PAPIER BROUILLON

Je limite autant que possible mes impressions de documents à réviser. Je vous entends déjà me dire « Impossible, j’ai besoin de la version papier sinon je ne vois pas mes fautes! ». Ma réponse : on s’habitue! Je sais, vous êtes sceptiques!

Rappelez-vous une époque pas si lointaine (hum, quand même ±15 ans dans mon cas!) où on composait par écrit puis on faisait la version « au propre » à l’ordinateur!

« IM-POS-SI-BLE de composer sans passer par l’étape papier » disions-nous. Combien d’entre vous arrivent désormais à composer directement depuis leur clavier? Tous, je l’espère, sinon le simple fait d’envoyer un courriel doit être vraiment pénible pour vous! Bref, ce n’est qu’une étape à franchir!

4. LES MAGAZINES

Depuis que j’ai mon iPad (merci chéri pour ce beau cadeau de fête!!) je me suis abonnée aux versions en ligne de certains de mes magazines préférés. J’ai d’abord installé les applications et téléchargé les numéros d’essai gratuits pour en vérifier la convivialité avant de payer pour un abonnement annuel. Dans certains cas, pour accéder au numéro d’essai, il faut s’abonner pour un an et ensuite on peut annuler. Ah non! Les risques qu’on oublie de se « désabonner » et qu’on soit facturé sont trop grands à mon avis; j’ai donc éliminé les magazines qui, pour me laisser les feuilleter numériquement une première fois, exigeaient cet engagement de ma part.

À mon avis, le nouveau magazine VÉRO est très bien fait, tout comme LIVING|Martha Stewart et HOUSE&HOME. Par contre, j’ai trouvé la navigation du CHEZ SOI un peu compliquée mais les images sont superbes, je me suis donc quand même laissée convaincre!

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Argument de taille : les versions numériques prennent moins de place que la version papier et l’excuse de vouloir découper et conserver mes photos coups de cœurs ne tient plus depuis l’arrivée de Pinterest, un site de partage de photos qu’on peut consulter et sur lequel on peut épingler sur des tableaux numériques.

J’adooooore Pinterest! Excellente alternative aux scrapbooks et cartables d’idées que je ne regarde que rarement. Je cours donc moins de risque qu’ils tombent dans l’oubli. J’ai récemment eu l’occasion de constater à quel point ça vieillit mal des coups de cœurs découpés dans des magazines qu’on ressort 10 ans plus tard!!

Le catalogue IKEA accessible en ligne, si vous aimez le style du géant Suédois, vaut la peine qu’on s’y attarde! Tout a été fait pour rendre notre expérience numérique des plus agréables. Réalité augmentée, Caractéristiques 360°/180°, Galerie vidéos : beaucoup d’innovations accessibles depuis un téléphone intelligent ou une tablette et qui seront, j’en suis certaine, « copiées » par plusieurs!

5. LES JOURNAUX

 Je m’informe depuis plusieurs années principalement via le web, surtout sur Radio Canada.caJ’ai par contre depuis peu adhéré à La Presse + qui relève avec brio le défi d’informer tout en offrant au lecteur une expérience unique, interactive et novatrice! Gratuit, visuellement attrayant et automatiquement téléchargé dès 5h chaque matin pour ensuite être accessible même sans connexion internet, vraiment, j’adore!

lapresse+

Et oui, pour ma part, l’ère du journal imprimé est définitivement terminée. C’est dommage pour les gens qui œuvrent dans l’industrie de l’imprimé, je le concède, mais s’accrocher à un passé révolu n’est jamais la solution pour sauver des emplois, l’Industrie du papier doit s’adapter et se trouver un Plan B. Comme l’a écrit l’ex-Dragon Gaëtan Frigon « Certains sont sur la bonne voie dans leur transition vers le web alors que d’autres ne semblent pas voir venir l’ouragan ». Je vous invite d’ailleurs à lire son billet que j’ai trouvé des plus pertinents.

Est-ce moins agréable que de feuilleter? Si pour les livres, je demeure partagée, pour les magazines et journaux personnellement, je suis déjà gagnée! Ne serait-ce que pour l’IMMENSITÉ du choix offert!

6. LES CIRCULAIRES

Source immense et frustrante d’encombrement papier, j’aimerais bien limiter la quantité qui entre chez nous! De toute façon, ils sont tous disponibles en ligne ici : http://www.circulaires.com/

Ne manque plus que l’étape où l’on pourra cliquer sur un article pour se monter une liste d’achat! Hein? Quoi? Ça existe? Et oui, MÉTRO l’a fait… hum, ça me donne envie d’aller faire mon épicerie là soudainement!! Si Canadian Tire et Réno Dépôt pouvaient emboîter le pas, ça inciterait peut-être mon conjoint à abandonner son rituel d’amoncellement de circulaires du dimanche matin!

Pas de circulaire

D’ailleurs, si vous habitez Montréal et que vous ne désirez plus recevoir de circulaires à votre porte, sachez que vous pouvez vous procurer l’autocollant signifiant « Pas de circulaire » dans votre Ecoquartier. Tout simple!

À Laval où j’habite, à la Division des relations avec les citoyens (et oui, je les ai vraiment contactés!) on m’a dit qu’il existe une règlementation sur les nuisances qui peut s’appliquer dans le cas où les circulaires déposées volent au vent ou causent de la nuisance visuelle et que je peux téléphoner directement chez Publisac afin de leur demander de respecter mon autocollant mais… Ville de Laval ne fournit pas d’autocollant! Si cette démarche n’était pas concluante, je pourrais les contacter à nouveau et ils leur achemineraient une plainte au niveau du règlement des nuisances. C’est juste moi ou ça semble très compliqué, tout ça?

En attendant, la solution que j’ai trouvée a été d’installer un minibac de recyclage directement à côté de ma porte avant!

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Les enveloppes et papiers que je sais d’avance inutiles ne franchissent donc littéralement QUE le seuil de ma porte et sont prêts à reprendre le chemin inverse le mercredi suivant! Écologiquement c’est nul, mais psychologiquement, ça me fait le plus grand bien!

7. LES COURRIELS

Preuves d’achats, références, confirmations : s’il est parfois pertinent d’en conserver une copie, elles n’ont pas à l’être sur papier. Si ce n’est déjà fait, sachez que vous pouvez tout conserver cela en version PDF. Au besoin (et dans 95 % des cas, je peux vous confirmer que ce besoin ne se fera jamais sentir), vous pourrez l’imprimer avec une « vraie » imprimante, sur du « vrai » papier!

Cute PDF est un outil gratuit et disponible en ligne vous permettant d’imprimer des PDF aussi facilement qu’une copie papier. Encore faut-il être en mesure de les retrouver ensuite, d’où l’importance de savoir où se trouve votre dossier de sauvegarde! Principe de base : on sépare la vie personnelle et professionnelle!

En conclusion, et sur une note humoristique, reste qu’une utilisation minimale du papier sera toujours pertinente et nécessaire, comme en témoigne cette petite capsule vidéo que vous avez peut-être déjà visionnée mais qui me fait sourire à chaque fois!

Le Papier ne sera jamais mort

 

Et tombent les feuilles – Partie 1 : quoi conserver et pendant combien de temps?

Publié le 29 octobre 2013 à 8 h 00 min par Patricya

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Nous voici à l’automne et mon processus d’épuration entamé en janvier se poursuit allègrement! Le plus récent encombrement que j’ai attaqué de front est celui du papier.

Je ne sais trop si je devrais être fière ou embarrassée de vous avouer que je viens de mettre au recyclage… 500 litres de papier déchiqueté! L’équivalent de deux bacs roulants remplis à ras bord… pas de boîte de céréales ou d’emballage, nenon, juste du papier de mes archives très bien ordonnées dans des petits dossiers, et classées alphabétiquement oui, mais néanmoins inutiles à 90 %!

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Je suis de nature prudente, je vous l’avais dit? ;)

Pourtant, je suis convaincue qu’il n’y a en 2013 que très peu de raisons d’être encore enseveli sous la paperasse. À moins que la tâche nous semble titanesque ou qu’on ignore quelles alternatives adopter. J’avais un peu des deux!

Outre les arguments écologiques – chaque Canadien consomme en moyenne 193 kg de papier par an, ce qui équivaut à cinq arbres complets – Il faut aussi penser à tout l’espace occupé pour l’entreposage de ces documents. Puisque je suis encore « en plein dedans » j’avais envie de vous partager certaines de mes trouvailles.

Sans surprise

Pour des raisons légales (et généralement évidentes), certains documents doivent être conservés à vie :

  • certificats de naissance et de décès
  • carnet de santé
  • diplômes et certificats d’études (et relevés de notes liés)
  • contrat de mariage, d’union civile ou d’union de fait
  • jugement de séparation ou de divorce
  • entente concernant la garde d’enfants
  • mandat en cas d’inaptitude et procuration
  • testament (jusqu’à sa révocation, s’il y a lieu), et acte de donation
  • inventaire des biens meubles (à mettre à jour régulièrement)
  • documents d’identité (en faire une liste à jour à conserver en sécurité)

Cependant, pour plusieurs autres, l’utilité est limitée à quelques années, voire à peine un mois.

Je me suis basée sur ces articles pour déterminer ce qui était utile de conserver ou non :

Par ailleurs, Bibliothèque et Archives nationales Québec a publié un guide que j’ai emprunté à la bibliothèque municipale et qui s’intitule À l’abri de l’oubli.

 

C’est donc bien mêlant!

Dans le cas des impôts, évidemment, ça ne pouvait pas être simple!

  • Les déclarations de Revenu Québec (et les documents connexes) doivent être conservés pendant trois ans.
  • Cependant, les déclarations de l’Agence du revenu du Canada elles, doivent être conservées pendant six ans!
  • Si vous êtes travailleur autonome ou possédez une entreprise, le délai est de tout façon de six ans.
  • Plusieurs fournisseurs de services résidentiels (électricité, téléphonie, etc.) ne font aucune recommandation liée à la conservation de leurs relevés de comptes, mais il est généralement suggéré de les garder trois ans. Par contre, si vous déduisez certaines de ces dépenses dans vos frais d’entreprise, vous aurez besoin de ces factures pour… six ans! À noter que ces relevés sont maintenant facilement disponibles en ligne si vous gérez vos comptes de cette manière, ou du moins, vous pouvez les copier en format PDF dans votre ordinateur et en faire une copie de sauvegarde, ce qui vous fait moins de papier et rend le tout un peu plus facile.

BREF, je suggère de simplifier : si ça concerne les impôts, conservons six ans pour tout pour tout le monde, qu’en dites-vous?

Voici le truc que j’ai trouvé pour m’assurer d’avoir six ans d’archives fiscales, ni plus ni moins :

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Je dois conserver six ans de ces documents, j’ai donc préparé six chemises suspendues numérotées de 1 à 6. À chaque année après la période des impôts, je décale mes six dossiers d’une position. Je place la déclaration la plus récente en avant à la position #1 et le dossier qui se retrouve « dans le vide » (l’année #7) n’a plus d’utilité, je peux donc en disposer. Et voilà!

 

Pourquoi on garde ça?

Par exemple, les relevés de transactions par guichet automatique, de paiement direct par Interac et les bordereaux de cartes de crédit ne servent qu’à vérifier l’exactitude de vos relevés mensuels. Bref, une fois votre relevé vérifié, vous pouvez disposer de tous les petits bordereaux. Question quiz : qui ici vérifie scrupuleusement les montants sur ses relevés bancaires et de cartes de crédit?

Quand on se donne la peine de vérifier, on se rend compte qu’il y a beaucoup de documents que l’on conserve par automatisme, et non parce que c’est réellement utile ou important!

Dans mon cas, la vaste majorité de mes documents n’avaient ni valeur légale, ni valeur sentimentale. La décision de les passer à la déchiqueteuse, quoique longue, a donc été aisée. Prérequis : une bonne déchiqueteuse! Résultat : des tonnes de papiers en moins, et des dossiers maintenant beaucoup plus faciles d’accès! Sans compter l’immense satisfaction d’avoir fait de l’épuration et du ménage.

La semaine prochaine : LES ALTERNATIVES.

Quoi déléguer à une adjointe virtuelle?

Publié le 3 mai 2013 à 10 h 44 min par Patricya

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ROUGE-JAUNE-VERT : ou, comment gérer les papiers « en attente de »

Publié le 5 mars 2013 à 8 h 00 min par Patricya

Pour le travailleur autonome dont la majorité de l’information entre par la porte de l’informatique, le traitement du papier peut causer bien des soucis! Habitué de l’agenda électronique, du téléphone intelligent et du partage de documents en infonuagique, vous n’imprimez presque rien et préféreriez tout recevoir par courriel, y compris vos documents personnels puisque c’est LÀ que tout se gère. On peut rêver d’être « sans papier » mais ce n’est pas toujours possible. Le risque de se retrouver enseveli sous la paperasse demeure quand même une réalité.

Le premier truc est certainement de ne toucher au papier qu’une seule fois : on reçoit un document, on le paye/le signe /le classe/le met au recyclage/le déchiquette immédiatement. Pas tantôt, demain, ni un jour quand j’aurai le temps. Là, là! Maintenant!

Si cette discipline s’acquiert avec le temps, un problème demeure : les papiers qu’on NE PEUT PAS TRAITER sur le champ!

Des exemples :

  • le feuillet du camp de jour dont l’inscription ne débute que dans un mois;
  • la prescription du médecin pour notre rdv dans deux semaines;
  • le carton d’invitation à un événement qui a lieu dans une semaine;
  • le document qu’on ne peut que faxer et seulement à une certaine date;
  • la lettre à poster en même temps que les autres ce vendredi;
  • les documents à remettre à notre client dans deux jours;
  • le compte à payer seulement lorsque les fonds auront été déposés etc…

J’ai essayé plusieurs méthodes et je suis revenue à un système très simple que j’avais instauré il y a quelques années : les dossiers ROUGE – JAUNE – VERT. Pourquoi ces couleurs? Parce ça rappelle les feux de circulation, c’est visuel et c’est facile de se rappeler que le ROUGE est le plus urgent, contrairement à un système de couleurs qui utiliserait l’orange, le rose et le brun!
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ROUGE = à faire aujourd’hui

JAUNE = à faire cette semaine

VERT = à faire ce mois-ci

J’en ai une série de trois pour le travail et une série de trois pour la vie personnelle. Pour les très organisés, de grâce, résistez à la tentation de faire un dossier rouge pour les factures, un pour les abonnements, un pour le classement, un… on RATIONALISE! Et interdiction d’ajouter un dossier ORANGE à mi-chemin entre le rouge et le jaune pour ce qui devrait être fait aujourd’hui mais pas ce matin, d’accord?

 

Voici à quoi ça ressemble :

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Et avant que vous me le disiez, oui mes chemises VERTES… sont bleues! J’avoue que ça m’achale un peu! Mais je les avais déjà… D’un autre côté, je pratique mon lâcher-prise, ce qui est toujours une bonne chose!

Comment ça fonctionne?

1-     Lorsque je reçois un papier, je le classe immédiatement dans la chemise appropriée, en fonction du moment où je devrai le traiter.

2-     À chaque matin je traite ce qu’il y a dans mon dossier ROUGE.

3-     À chaque soir, je glisse du dossier JAUNE au dossier ROUGE ce que j’aurai à faire le lendemain.

 

4-     À chaque vendredi, je m’occupe du dossier VERT:

  •    Si c’est pour le lundi suivant, je le glisse dans dossier ROUGE.
  •    Si c’est pour plus tard la semaine suivante, je le glisse dans le dossier JAUNE.

Essayez-le! Vous serez étonné du gain de temps avec un système aussi simple! On sait à chaque jour ce qu’on doit traiter comme papiers et on retire de notre vue ce qui n’a pas à être traité immédiatement… sans pour autant le perdre ou l’oublier. Simple, simple, simple!!

Et ou installe ça où?

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Parlez-moi de VOTRE irritant!

Publié le 27 février 2013 à 10 h 29 min par Patricya

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 Le très sournois monstre des données

Publié le 15 février 2013 à 9 h 12 min par Patricya

Déjà un mois que je me suis lancé le défi d’épurer ma vie! Ai-je déjà abandonné la partie? Mais non, pas du tout! J’ai tout simplement débuté par la plus invisible des séances d’épuration : le ménage de mes fichiers informatiques! S’attaquer en premier lieu à celui que je surnomme « Le très sournois monstre des données » n’est pas de tout repos!

C’est qu’il n’a l’air de rien à première vue, ce monstre. Il prend si peu de place dans le bureau, il est tapis dans l’ordinateur, sur le disque externe, on s’achète plus de mémoire et hop! On pense avoir gagné la bataille. Mais il est bien là, il se nourrit de photos, de fichiers, de courriels et il n’attend que le bon moment (le mauvais pour nous, c’est bien ça le hic!) pour nous rappeler qu’on aurait peut-être dû faire une sauvegarde, se doter d’un système de classement et s’en servir au fur et à mesure, ou rendre nos données plus facilement retrouvables!

« Le monde est sur le point de se noyer dans les données ».

- Mike Hurd, Président d’Oracle qui prédit une crise du stockage et du traitement.

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J’ai passé des heures à relire, fusionner, effacer, reclasser des fichiers numériques…décourageant, je ne gère qu’une micro-entreprise et surtout, j’ai un système! Comment ça se fait que j’arrive si facilement à doter mes clients d’une structure qui fonctionne à merveille, mais que la mienne ne soit pas absolument parfaite?

La solution lorsqu’on est peu satisfait du système qu’on a mis en place réside souvent dans le fait d’aller à l’opposé de ce qu’on a naturellement tendance à faire!

Envie de vérifier de quel côté vous vous situez sur l’échelle organisé vs simple? Voici quelques énoncés sans prétention scientifique dans lesquels vous pourriez vous reconnaître :

 

Si vous…

  • Devez régulièrement ouvrir plus de sept fichiers dans un fichier pour finalement ouvrir un document.
  • Prenez plus de temps à classer vos courriels qu’à y répondre.
  • Avez plus de trois copies de sauvegarde de vos fichiers.
  • Trouvez que les 25 couleurs de base d’Outlook ne suffisent vraiment pas pour identifier toutes vos catégories de tâches!

Vous êtes comme moi organisés mais pas encore ASSEZ simples! Bref, il est franchement temps de rationaliser tout ça; il ne faut pas que la structure soit si lourde à entretenir, qu’on en perde les avantages! Arrivent les moments de rush et notre propre classement prend le bord! Le fameux cordonnier mal chaussé…

Exit les trop nombreux dossiers, les multiples catégories, j’ai regroupé, regroupé, regroupé… Je vais simplement accorder une plus grande confiance aux outils de recherche! Pour rester alignée avec mon objectif d’épuration, je n’ai pas le choix, dans mon cas ça passera par un réflexe à entraîner sur une base régulière, celui de la simplicité!

 

Si au contraire vous…

  • Sauvegardez vos fichiers là où ça adonne.
  • Abandonnez tous vos courriels dans la boîte de réception.
  • Ignorez ce qu’est une copie de sauvegarde et encore davantage ce qu’est un code de couleur!

Vous êtes à l’instar de la plupart de mes clients, doués pour la simplicité (C’est une qualité, croyez-moi!) mais peut-être pas ASSEZ organisés!

Un brin de structure vous aiderait assurément à éviter de perdre un temps précieux à chercher des informations dans un océan de données et à bien souvent vous retrouver à travailler en double lorsque celles-ci demeurent introuvables (j’ai ça quelque part, mais où? – tant pis, je le refais!).

« Je me comprends dans mon bordel ». Hum, ok mais le jour où vous voudrez déléguer ou engager un employé, vous passerez un temps fou à expliquer votre structure disons… particulièrement intuitive! Sans parler de l’image que cela donne à vos clients si cela fait trois fois que vous leur redemandez leur adresse courriel pour leur dossier!

 

En conclusion, organisation et simplicité vont de pair! C’est à mon avis l’arme ultime pour vaincre Le très sournois monstre des données! S’il est parfois difficile d’aller à l’opposé de notre nature profonde, vous faire aider le plus tôt possible sur cet aspect dans votre entreprise et ne pas laisser le monstre s’installer, vous évitera un jour où l’autre de devoir l’affronter dans un combat jusqu’à la mort!

Je suis curieuse de savoir de quel côté vous penchez, alors laissez-moi votre réponse dans les commentaires. Merci à l’avance!

La Promo de janvier!

Publié le 13 décembre 2012 à 21 h 33 min par Patricya

Débordé? Désorganisé? Dépassé? Vous avez de la chance, car l’heure est aux résolutions ! Vous aimeriez débuter l’année 2013 du bon pied mais ne savez plus par où commencer ? C’est le forfait Besoins Administratifs qu’il vous faut ! Une heure de consultation et un rapport personnalisé d’une page vous aidant à clarifier vos besoins les plus urgents !

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Ça y est, j’ai fini !!!

Publié le 4 décembre 2012 à 23 h 04 min par Patricya

Fini quoi ? Et bien, d’acheter tous mes cadeaux de Noël ! Depuis trois ans, je me donne comme objectif de terminer avant le 1er décembre et pour la troisième année consécutive, j’ai réussi. Mais oui, cela implique d’harceler famille et amis depuis la mi-octobre pour faire la pige, prévoir les lieux des réceptions et soirées et obtenir des suggestions pour leurs enfants. Mais ça en vaut le coup : l’achalandage de décembre est évité et la tournée d’un stationnement à l’autre sans avoir à déneiger l’auto à chaque fois est tellement plus agréable !

Décembre est déjà entamé mais plusieurs d’entre vous n’ont sûrement pas bouclé tous leurs achats. Puisque je sais d’avance que vous ne battrez pas mon record, je peux bien vous partager quelques trucs… à la sauce PL.com, bien sûr !

ÉTAPE 1 : Organiser.

Et oui, ça commence toujours comme ça ! Donc, on fait une liste : pour qui, quoi, combien et où.

Si vous êtes du type traditionnel et préférez une liste papier, je vous fournis un modèle à télécharger puis imprimer, il s’agit simplement de cliquer ici. Pour les téléphones intelligents, des tonnes d’applications existent, si bien que j’ai terminé mon magasinage avant d’avoir arrêté mon choix sur l’une d’entre elles ! Je m’y mettrai plus sérieusement l’an prochain !

Idéalement, on aura noté nos idées de génie et nos trouvailles tout au long de l’année. Oui, c’est ce que je fais. Pas surpris, hein ? Mais sinon, on s’inspire en ligne, avec les circulaires ou les revues qui proposent à chaque année des idées cadeaux. Quoiqu’à mon avis, ces suggestions sont généralement beaucoup trop coûteuses ! Pour les enfants, le Guide des jouets du Protégez-vous est toujours un incontournable.

Quelques idées de sites à visiter :

Idées cadeaux sur Canoe : http://noel.canoe.ca/idees-cadeaux-de-noel/

Un site dédié… aux idées cadeaux : http://www.ideecadeauquebec.com/

La répertoire cadeaux du Châtelaine : http://fr.chatelaine.com/dossier-art-de-vivre/noel-guidecadeaux/

Le Guide des jouets 2013 du Protégez-vous : http://www.protegez-vous.ca/loisirs-et-famille/guide-jouets.html

Et en terminant, le blogue de Miss Caprice vous fournira nombre de suggestions pour les plus girly de votre entourage ! http://misscapricebeaute.blogspot.ca/2012/12/dans-le-bas-de-noel.html

ÉTAPE 2 : Simplifier.

Ce qui peut être acheté en ligne devrait l’être. Livres, jeux, CDs, cartes cadeaux, électronique. Mais vous lisez ici les mots de la pire acheteuse en ligne du Québec ! À peu près toutes mes expériences sont mauvaises. Je mets ça sur le dos de mes origines latines, ce qui veut dire que pour moi, acheter doit avant tout être une expérience sensorielle ! Bref, n’hésitez pas à partager dans les commentaires tous vos sites chouchous pour le magasinage en ligne si vous n’êtes pas rebuté comme moi par les centres d’achats virtuels!

J’ai néanmoins trouvé un article intéressant sur le sujet, par le chroniqueur fréquemment cité, François Charron. Le voici :

http://www.francoischarron.com/magasinage-en-ligne:-achetons-au-quebec-sur-le-web-/-/zWh6v2CfP1/

Il y a aussi le blogue de La Magasineuse dont la plus récente chronique porte sur l’achat d’une liseuse électronique : http://lamagasineuse.blogspot.ca/

Une autre façon de simplifier son magasinage c’est en regroupant vos achats par magasin (un grand magasin pour tout le monde), par catégorie (casse-têtes pour chacun de vos 17 neveux et nièces) ou par montant, je m’explique : pour les professeurs des enfants, les hôtesses qui vous recevront, la copine dont c’est la fête, votre adjointe et votre coiffeuse, en dressant la liste, vous vous rendez compte que vous aurez besoin de sept cadeaux de 20-25$ pour des femmes de 30 à 50 ans… et bien achetez-leur toutes la même chose ! Ben oui, ça se fait ! Du moment qu’elles ne sont pas toutes les sept invitées au même party… et encore ! Ça pourrait devenir votre touche personnelle pour l’année, votre image de marque bien à vous. Vous êtes la personne qui offre les magnifiques pantoufles hyper confortables, le jeté de la couleur parfaite pour se blottir sur le divan, ou encore le parfait petit accessoire de cuisine dernier cri !

ÉTAPE 3 : Déléguer.

En écrivant ces lignes, je réalise que j’ai effectué moi-même 95% des achats pour Noël cette année, comme pour les 10 dernières années, d’ailleurs ! Le 5% qui reste étant mon propre cadeau ! Hum, on voit clairement où je pourrais encore faire place à l’amélioration, qu’en dites-vous ?  Bon magasinage à tous !