Mythe #1 : la boîte de réception

Posted février 10th @ 11 h 31 min by Patricya

En 2015, j’ai décidé de m’attaquer sur ce blogue aux différents mythes qui ont la vie dure et nous font perdre du temps ou nous enlisent dans des méthodes de travail inefficaces. Je débute donc avec celui-ci:

Je dois laisser tous mes courriels dans ma boîte de réception pour ne pas les oublier ou les perdre.

 

Les faits : FAUX, contre-productif mais très courant!

PERSONNE ne peut espérer être productif avec une boîte de réception contenant 300 courriels! Et pourtant, je suis fréquemment témoin de ce genre de situation. Si c’est votre cas, vous ne soupçonnez probablement même pas l’effet « thérapeutique » que peut avoir la boîte de courriels vide!

Vous désirez atteindre le nirvana numérique? Voici les quatre habitudes à adopter dès maintenant :

1- Archiver les courriels dont le traitement est terminé.

Ça peut simplement vouloir dire de les déplacer vers un dossier qui s’appelle « Traités ».

À ÉVITER : classer les courriels traités dans de multiples sous-dossiers. Vaut mieux repérer un courriel traité à l’aide de l’outil de recherche que de s’embarquer dans un trop lourd système de classement que, je vous le GARANTIS, vous ne serez jamais en mesure d’entretenir adéquatement.

2- Supprimer les courriels inutiles.

Les échanges de courriels du type « Je vous confirme notre rdv » une fois la rencontre passée, n’ont plus aucune valeur… on supprime sans remords!

À ÉVITER : imprimer ses courriels (à moins que ce soit un document à remplir de façon manuscrite). Ça vous évitera un double vidage de la corbeille!

« Courriels, je vous aime…
mais pas tant que ça! »

3- Répondre immédiatement à tout courriel qui prend cinq minutes ou moins à traiter.

Lorsque vous êtes en « mode travail », répondez à tout ce qui peut l’être. Puis passez à autre chose. On évite ainsi de passer la journée à ne répondre qu’à des courriels.

Je vous recommande par contre d’éviter l’effet « chien de Pavlov » ou « personne qui n’a rien à faire » en répondant dans la seconde ou la minute à vos courriels. Prenez quand même le temps de bien lire la demande et valider votre réponse, si brève soit-elle (voir le point 4). Bien peu d’urgences le sont réellement!

À ÉVITER : classer ses courriels « en attendant que ». Que quoi au fait?

4- Créer une tâche pour les courriels demandant davantage d’information ou de réflexion.

Dans ce cas, la requête reçue par courriel devient une tâche et il importe de la traiter comme telle et donc de la noter, et de lui attribuer une priorité et une date d’échéance. Envoyer un accusé de réception à l’expéditeur est toutefois de mise.

À ÉVITER : répondre sans avoir toute l’information, juste pour répondre rapidement. Un simple « Message bien reçu, je vous reviens vers x heures » vaut mieux qu’une réponse erronée pour laquelle il faudra se rétracter ensuite!

Idéalement, votre boîte de courriels devrait être vidée à la fin de chaque journée, mais bien peu de gens ont cette discipline (je m’inclus dans ce nombre). Cependant, je vous suggère au  minimum de procéder à un ménage complet à la fin de chaque semaine. La paix d’esprit qui en résulte vaut bien les 30 minutes que cela vous prendra, vous verrez!

 paix d'esprit

 

Vous aimez cet article? Partagez-le!

    2 commentaires

    1. Laurence JURET
      12 février 2015 at 14:18

      Article très vrai :-)
      J’ajouterai
      - de limiter le temps de lecture/réponse aux emails. J’ai une alarme le matin & une l’après-midi, très pratique, qd elles sonnent j’arrête les emails, je passe a d’autres tâches.
      - Supprimer l’alerte qui signal « vous avez un message » qui incite à aller voir de suite.
      Bonne journée

    2. Patricya
      12 février 2015 at 14:37

      Je vous remercie pour votre commentaire Laurence! Vos ajouts sont des plus pertinents! Merci beaucoup de contribuer à enrichir le contenu de mon billet! :)

    Écrire un commentaire