Simplifier votre gestion du temps. Partie 1: Comprendre où se cachent vos heures!

Posted mai 8th @ 6 h 59 min by Patricya

 

Lorsqu’on travaille à notre compte, le temps est notre plus beau luxe mais aussi souvent notre pire ennemi!

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Travailler beaucoup plus d’heures qu’on ne le voudrait, gaspiller trop de temps sur des activités qui ont peu de valeur, ou repousser indéfiniment certaines tâches pourtant importantes parce que l’accalmie tant attendue ne se présente jamais… ça vous dit quelque chose?

Si on bénéficie d’une merveilleuse flexibilité, il est assez courant de voir les heures nous glisser entre les doigts sans qu’on sache trop ce qu’on en a fait!

Pour y remédier, je suggère de chronométrer et analyser votre façon actuelle de faire les choses et ensuite d’ajuster le tir. Ça vous semble bien difficile? Eh bien, lisez ce qui suit, je vous l’explique pas à pas!

« Lorsqu’on travaille à notre compte, le temps est notre plus beau luxe mais aussi souvent notre pire ennemi! »

Chronométrer

Avant d’espérer améliorer sa gestion du temps, il faut prendre conscience de la façon dont on l’occupe actuellement. Je vous invite à faire le test pendant une semaine. Vous serez possiblement surpris du résultat!

  1. Déterminez quelques catégories de tâches (4 à 6) selon votre domaine d’activité et vos responsabilités (Seulement les vôtres. Cependant, si vous devez gérer le travail d’autres personnes, cela devrait constituer une catégorie en soi). Dans mon cas : facturable – marketing – courriels – administration– développement d’affaires. Mais vous pourriez avoir : comptabilité, consultation, soumission, installation, sollicitation, rédaction etc…
  2. Chronométrez et notez à chaque jour combien de temps (par tranche de 15 ou 30 minutes) vous avez consacré à chacune des catégories. Il est important de vraiment chronométrer car nos estimés ne reflètent généralement pas la réalité!
  3. Pour vous aider, je vous suggère deux outils des plus simples : Traxtime et Toggl qui vous permettent d’un simple clic de démarrer un chronomètre qui va calculer le temps passé sur la tâche. Toggl comporte davantage d’options assez intéressantes mais Traxtime peut très bien faire l’affaire.
  4. À la fin de la semaine, faites le total par catégorie ou, si vous avez utilisé un des outils que j’ai proposés plus haut, vous n’aurez qu’à faire sortir un rapport!
  5. Si vous êtes plutôt visuels, mettez vos résultats dans un graphique en « pointes de tarte »… parfois les chiffres nous parlent davantage de cette façon!

À RETENIR : chronométrer combien de temps vous passez pour accomplir chaque grande catégorie de tâches.

Analyser

Maintenant, regardons vos résultats! Le portrait vous plaît-il ou non? Si oui, on ne change rien, c’est parfait.

Cependant, si vous avez décidé de faire l’analyse de votre situation, il y a fort à parier qu’elle ne vous convient pas à 100 %. Rassurez-vous, je refais l’exercice une ou deux fois par année et je trouve toujours certaines chose à améliorer, ne serait-ce que parce qu’entre-temps, mes besoins ont changé!

Au moment d’analyser les chiffres obtenus, voici quelques questions à se poser :

  1. Est-ce que mon total me convient; que ce soit 20, 40 ou 80?
  2. Combien de ces heures me rapportent directement de l’argent? Est-ce suffisant pour atteindre mes objectifs financiers?
  3. Combien d’heures ne me rapportent pas d’argent? Sont-elles nécessaires? Est-ce que j’y passe trop de temps? Suis-je la bonne personne pour les faire?
  4. Quelle portion de ma semaine est occupée par des activités que j’aime et qui sont dans mes compétences? Et quelle portion est-ce que je passe à faire des tâches qui m’irritent?  ***Si une tâche vous prend beaucoup de temps, ne vous rapporte pas d’argent et vous irrite, il est plus que temps de la déléguer. Je vous le dis juste comme ça!
  5. Combien d’heures est-ce que je passe à faire des activités agréables mais « grugeuses de temps » et non essentielles à ma pratique? Et attention, il est facile de se convaincre soi-même que les trois heures passées sur Youtube ou Pinterest étaient du développement d’affaires, d’accord? On se la fait tous celle-là!

À RETENIR : analyser le temps passé pour effectuer les tâches de chaque catégorie et déterminer ce qui vous convient et ce qui pourrait être amélioré.

Créer la semaine idéale

À partir de maintenant, vous avez tout en main pour mettre en place votre semaine idéale. Reprenez les catégories que vous avez déterminées au début, et indiquez le nombre d’heures que vous devriez y consacrer :

  • Un peu plus de facturable pour atteindre vos objectifs financiers?
  • Un peu moins d’heures sur la route si ce n’est pas de cette méthode de prospection que provient votre bassin de clients?
  • Déléguer et ainsi éliminer de votre horaire la comptabilité si ce n’est pas votre point fort?
  •  Augmenter le temps consacré aux réseaux sociaux si c’est une de vos bonnes méthodes pour augmenter votre visibilité?

Il n’en tient qu’à vous de déterminer en quoi consiste votre semaine idéale, en fonction de vos préférences et de vos objectifs financiers et personnels!

À RETENIR : Penser autrement votre répartition du temps. Pour chaque catégorie, noter le temps actuel qui y est consacré et le temps idéal en regard de vos objectifs.

Maintenant, comment s’assurer de respecter votre plan pour une semaine idéale? La réponse sera dans mon prochain billet, dans deux semaines!!!

 

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    2 commentaires

    1. Madone Banville
      13 mai 2014 at 08:41

      Simple, concret, bien expliqué et bien rédigé. Je fais cet exercice depuis plusieurs années. Je compile sur excel. À chaque fin de journée je prends 5 minutes pour ventiler mes heures. Je m’aperçois que j’ai sans doute trop de catégories pour rien. Ça prends beaucoup de rigueur et bien que je le conseille a mes clients, peu trouvent la discipline pour le faire. Je ne savais pas qu’il existait des logiciels pour faire cela. Merci. Bonne journée.

    2. Patricya
      13 mai 2014 at 09:40

      Bonjour Madone et merci pour votre commentaire! Contente de lire que vous le faites déjà, je vous en félicite! Mais en effet, peu de gens ont la discipline de tout noter, le quotidien prend rapidement le dessus!! C’est pourquoi je préfère personnellement évaluer pendant une période donnée (1 semaine) ce que je fais, et ce que je devrais faire et ensuite me doter d’outils simples afin de respecter cet horaire « idéal ». J’apporterai d’ailleurs quelques trucs à ce sujet dans mon prochaine billet dans deux semaines. Je vous souhaite également une bonne journée et au plaisir!

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