4 trucs pour limiter son kilométrage virtuel.

Posted décembre 9th @ 11 h 57 min by Patricya

visuel 1

En mars dernier, je vous écrivais au sujet du chemin physique que vous parcourez dans votre bureau.

Parlons maintenant du trajet virtuel que vous effectuez dans une journée de travail! Si vous installiez un podomètre en-dessous de votre souris, taperiez-vous le 20 000 km par année?

Avez-vous déjà songé à tout le temps que vous consacrez à « rouler » d’un dossier à l’autre pour souvent revenir sur vos pas?

Que diriez-vous de quelques trucs pour limiter votre kilométrage virtuel? En voici quatre que j’utilise régulièrement, pour moi et pour mes clients :

 

1- Utilisez la barre des tâches (en bas à gauche) et la barre des outils (en bas à droite) à bon escient.

Jetez y un coup d’œil dès maintenant : est-ce que les programmes et outils qui y sont épinglés sont bien ceux que vous utilisez le plus souvent? Si non, un petit ménage s’impose. Vous pouvez personnaliser le tout en « épinglant » ce qui vous est le plus utile et en « détachant » ce que vous utilisez rarement. Cela vous prendra 30 secondes, mais vous les rentabiliserez bien vite!

visuel 2

 

 

2- Créez des favoris temporaires dans le volet de navigation

Qui a donc décrété que lorsque nous créons des favoris, ceux-ci doivent demeurer en place jusqu’à la fin des temps? Personne! Pourtant, peu de gens osent les changer de façon à ce que l’outil s’adapte à leur besoin du moment. Je vous encourage donc à vous créer des favoris temporaires!

Exemple : si je sais que cette semaine je travaillerai beaucoup sur le dossier 123 du client X et que j’aurai probablement à entrer 52 fois dans son dossier, je me crée un favori vers son sous-dossier 123. Il me suffit de sélectionner le dossier voulu et de le glisser sous « l’étoile » dans la barre de gauche du volet de navigation.

visuel_3

À chaque fois que j’ouvre, sauvegarde, mets en pièce jointe un document pour ce mandat, j’ai rapidement accès au répertoire approprié. La semaine prochaine, le mandat sera terminé, j’effacerai le favori temporaire; rassurez-vous, effacer le favori ne supprime pas le dossier principal.

3- Créez des raccourcis DANS un dossier

Selon ce que j’ai pu constater, certains aiment vraiment beaucoup trop les raccourcis, ce qui conduit souvent à une dérive telle qu’illustrée ci-dessus. C’est un exemple fictif, mais j’aurais très bien pu prendre une photo du « desktop » de plusieurs personnes que je connais!

visuel 4

Dossiers récents windows

Autant que possible, évitez de créer une pléiade de raccourcis directement sur votre « desktop » (bureau). Un visiteur a automatiquement accès aux titres de vos documents (vous seul savez s’ils sont compromettants!) mais surtout, admettez-le, vous ne vous y retrouvez plus! Avez-vous vraiment besoin de tout ceci à CHAQUE jour?

Débutez plutôt le travail en ouvrant l’application (Word, Excel ou autre), celle-ci vous offre un choix de documents récemment utilisés. Mais sinon, vous pourrez aller parcourir vos répertoires pour ouvrir le document voulu. D’où l’importance du truc #2 : vous retrouverez facilement tout ce dont vous avez besoin en faisant « Parcourir » puis en allant dans les favoris.

Mais pour rendre votre navigation encore plus efficace, je vous suggère de créer des raccourcis appropriés DANS vos dossiers.

Exemple : quand vous créez une facture, vous devez toujours vous référer à votre liste de prix? Par contre, vous ne voulez pas mettre la liste de prix dans le dossier de facturation, parce qu’elle fait partie d’un autre dossier.

Faire une copie et la coller dans un 2e dossier est une mauvaise idée… penserez-vous à mettre à jour les copies éparpillées? Imaginez les complications si vos informations diffèrent dépendamment de l’endroit où vous êtes allés les puiser!

La solution la plus simple est de créer un lien qui pointe vers votre liste de prix DANS votre dossier de facturation. Oui, vous avez le droit!! Plus besoin de vous promener d’un dossier à l’autre pour aller chercher une petite information.

 visuel 5

4-    Numérotez les dossiers dans l’ordre du processus

Par défaut, vos documents et dossiers se placent en ordre alphabétique. On peut choisir aussi de les ordonner en fonction de la taille, de la date de modification… mais il n’y a aucune façon de les placer selon VOTRE utilisation, ce qui fait qu’on se promène en haut, en bas et on en perd parfois le fil. Ne serait-ce pas pratique de commencer une tâche par le dossier du haut et puis de pouvoir descendre après chaque étape? La solution? Insérez un numéro devant le titre comme ceci :

visuel 6

Les dossiers s’ordonneront numériquement. Autre avantage : si vous confiez la tâche à une autre personne, il lui sera plus facile de comprendre votre processus, car pas mal tout le monde sait compter de 1 à 10!

Place au confort!

En terminant, même si vous réussissez à réduire votre trajet virtuel grâce à mes conseils, rien de mieux que d’effectuer le voyage dans une position confortable. Je vous laisse donc sur un article publié par le Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail et qui, outre quelques conseils sur le choix d’une souris d’ordinateur, donne également de sages recommandations pour diminuer les risques d’endolorissement, de fatigue ou de blessures lors de l’utilisation de votre souris! Bon voyage!

visuel 7

Vous aimez cet article? Partagez-le!

    Aucun commentaire

    Soyez la première personne à laisser un commentaire!

    Écrire un commentaire