Et tombent les feuilles – Partie 1 : quoi conserver et pendant combien de temps?

Posted octobre 29th @ 8 h 00 min by Patricya

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Nous voici à l’automne et mon processus d’épuration entamé en janvier se poursuit allègrement! Le plus récent encombrement que j’ai attaqué de front est celui du papier.

Je ne sais trop si je devrais être fière ou embarrassée de vous avouer que je viens de mettre au recyclage… 500 litres de papier déchiqueté! L’équivalent de deux bacs roulants remplis à ras bord… pas de boîte de céréales ou d’emballage, nenon, juste du papier de mes archives très bien ordonnées dans des petits dossiers, et classées alphabétiquement oui, mais néanmoins inutiles à 90 %!

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Je suis de nature prudente, je vous l’avais dit? ;)

Pourtant, je suis convaincue qu’il n’y a en 2013 que très peu de raisons d’être encore enseveli sous la paperasse. À moins que la tâche nous semble titanesque ou qu’on ignore quelles alternatives adopter. J’avais un peu des deux!

Outre les arguments écologiques – chaque Canadien consomme en moyenne 193 kg de papier par an, ce qui équivaut à cinq arbres complets – Il faut aussi penser à tout l’espace occupé pour l’entreposage de ces documents. Puisque je suis encore « en plein dedans » j’avais envie de vous partager certaines de mes trouvailles.

Sans surprise

Pour des raisons légales (et généralement évidentes), certains documents doivent être conservés à vie :

  • certificats de naissance et de décès
  • carnet de santé
  • diplômes et certificats d’études (et relevés de notes liés)
  • contrat de mariage, d’union civile ou d’union de fait
  • jugement de séparation ou de divorce
  • entente concernant la garde d’enfants
  • mandat en cas d’inaptitude et procuration
  • testament (jusqu’à sa révocation, s’il y a lieu), et acte de donation
  • inventaire des biens meubles (à mettre à jour régulièrement)
  • documents d’identité (en faire une liste à jour à conserver en sécurité)

Cependant, pour plusieurs autres, l’utilité est limitée à quelques années, voire à peine un mois.

Je me suis basée sur ces articles pour déterminer ce qui était utile de conserver ou non :

Par ailleurs, Bibliothèque et Archives nationales Québec a publié un guide que j’ai emprunté à la bibliothèque municipale et qui s’intitule À l’abri de l’oubli.

 

C’est donc bien mêlant!

Dans le cas des impôts, évidemment, ça ne pouvait pas être simple!

  • Les déclarations de Revenu Québec (et les documents connexes) doivent être conservés pendant trois ans.
  • Cependant, les déclarations de l’Agence du revenu du Canada elles, doivent être conservées pendant six ans!
  • Si vous êtes travailleur autonome ou possédez une entreprise, le délai est de tout façon de six ans.
  • Plusieurs fournisseurs de services résidentiels (électricité, téléphonie, etc.) ne font aucune recommandation liée à la conservation de leurs relevés de comptes, mais il est généralement suggéré de les garder trois ans. Par contre, si vous déduisez certaines de ces dépenses dans vos frais d’entreprise, vous aurez besoin de ces factures pour… six ans! À noter que ces relevés sont maintenant facilement disponibles en ligne si vous gérez vos comptes de cette manière, ou du moins, vous pouvez les copier en format PDF dans votre ordinateur et en faire une copie de sauvegarde, ce qui vous fait moins de papier et rend le tout un peu plus facile.

BREF, je suggère de simplifier : si ça concerne les impôts, conservons six ans pour tout pour tout le monde, qu’en dites-vous?

Voici le truc que j’ai trouvé pour m’assurer d’avoir six ans d’archives fiscales, ni plus ni moins :

dossiers impots

Je dois conserver six ans de ces documents, j’ai donc préparé six chemises suspendues numérotées de 1 à 6. À chaque année après la période des impôts, je décale mes six dossiers d’une position. Je place la déclaration la plus récente en avant à la position #1 et le dossier qui se retrouve « dans le vide » (l’année #7) n’a plus d’utilité, je peux donc en disposer. Et voilà!

 

Pourquoi on garde ça?

Par exemple, les relevés de transactions par guichet automatique, de paiement direct par Interac et les bordereaux de cartes de crédit ne servent qu’à vérifier l’exactitude de vos relevés mensuels. Bref, une fois votre relevé vérifié, vous pouvez disposer de tous les petits bordereaux. Question quiz : qui ici vérifie scrupuleusement les montants sur ses relevés bancaires et de cartes de crédit?

Quand on se donne la peine de vérifier, on se rend compte qu’il y a beaucoup de documents que l’on conserve par automatisme, et non parce que c’est réellement utile ou important!

Dans mon cas, la vaste majorité de mes documents n’avaient ni valeur légale, ni valeur sentimentale. La décision de les passer à la déchiqueteuse, quoique longue, a donc été aisée. Prérequis : une bonne déchiqueteuse! Résultat : des tonnes de papiers en moins, et des dossiers maintenant beaucoup plus faciles d’accès! Sans compter l’immense satisfaction d’avoir fait de l’épuration et du ménage.

La semaine prochaine : LES ALTERNATIVES.

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    1. Ping: Simplifier la préparation de vos impôts | Patricya Lacerte.com on 13 mars 2014

    9 commentaires

    1. isabelle
      29 octobre 2013 at 11:36

      Bonjour Patrcia

      J’ajouterais a cela les contrats d’assurances et les contrats d’investissements et de Reer!
      Je te dis que ça en fait de la paperasse a classer!

      Lorsqu’on a une entreprise encore bien plus. Moi j’utilise de petites enveloppes pour les reçus de restaurants et d’essences que je glisse dans la chemise impôt de compagnie.
      A garder pendant 6 ans aussi.
      J’aime bien ton système de classement en numérotant jusqu’a 6. Ça simplifie les choses.
      Mais mon plus gros probleme étant mon chef d’entreprise, mon chum, et son farfouillage dans les dossiers que je classe si bien. Ensuite je cherche tout! ;)

      Je suis a la veille de passer tout nos livres dans la déchiqueteuse tellement je ne peux plus voir de paperasse…On est envahie carrément!
      A bat les circulaires et offres promotionnelles de toute sorte!!
      Welcome la maison épurée de tout ce foutu papier!

    2. Véronique
      29 octobre 2013 at 11:40

      Très beau texte, bien écrit et clair.
      Merci pour les idées avec les chemises, je suis déjà en train de préparer la mienne !!

    3. Patricya
      29 octobre 2013 at 13:57

      Merci Véronique; heureuse de lire que ça te donne des idées et tu verras, dans quelques années tu apprécieras avoir pris le temps de partir ton classement de façon ordonnée!! Bon succès!

    4. Diana Colameo
      29 octobre 2013 at 14:00

      J’avoue être plus papier mais après avoir déchiqueter pour remplir un sac vert,j’essaie de me moderniser et de me servir plus de mon ordi mais….c’est pas encore un réflexe facile pour moi.Pour ta question quiz,et bien tu ne seras pas surprise si je te dis que je vérifie toutes mes transactions.Ton blogue me fais réfléchir et j’aime bien.

    5. Patricya
      29 octobre 2013 at 14:00

      Merci pour ton commentaire Isabelle! Pas facile en effet lorsque plus d’une personne manipulent les même dossiers, ça devient encore plus important d’avoir un système de classement… en autant que tous les partenaires aient la discipline de s’y soumettre! ;) Mon billet de la semaine prochaine proposera différentes alternatives pour justement éviter de faire entrer du papier dans la maison! N’est-ce pas en effet la meilleure façon d’éviter d’en être submergé? À suivre… :)

    6. Patricya
      29 octobre 2013 at 14:04

      Merci pour ton commentaire Diana! Non, je ne suis pas surprise! ;) Je crois bien que tu es la seule personne au Québec à faire cette vérification en fait!! Délaisser le papier est inconfortable au début mais on s’habitue. C’est vrai! J’aurai sous peu quelques trucs à partager pour aider un peu tout le monde à adhérer à un mode « sans papier ».

    7. isabelle
      29 octobre 2013 at 19:49

      Ho que je viendrai voir ça Patricia!!!
      Merci du tuyau! ;)

    8. isabelle
      29 octobre 2013 at 19:53

      oups! Patricya plutôt!
      Tres originale et je viens juste de le remarquer! ;)
      Dis, comment c’est de répéter l’orthographe de son prénom a tout moment?
      Mon fils aura a le faire aussi sans arrêt! Moi, bien c’est mon choix ;) alors j’y vois pas trop d’inconvénient, et je le dis toujours tout de go!

    9. Patricya
      31 octobre 2013 at 13:29

      Et bien de rien!! La suite, mardi prochain!

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