Mythe #2: les mots de passe

Publié le 9 mars 2015 à 15 h 00 min par Patricya

Gérer mes mots de passe est devenu tellement compliqué que je préfère mettre le même partout.

 

Les faits : PARTIELLEMENT FAUX, le nombre de mots de passe que nous devons retenir est énorme, mais il existe des solutions plus sécuritaires que de toujours utiliser le même!

 

Ils sont omniprésents! Sites web et applications nous obligent presque toujours à nous inscrire, fournir un nom d’utilisateur et un mot de passe. Et parfois, ça frôle la paranoïa alors, on s’exaspère et on met « Motdepasse@1234 » partout!

Mauvais plan! Les sites auxquels vous souscrivez n’offrent pas tous le même niveau de protection, ce qui veut dire que si une faille s’ouvre dans l’un de ceux-ci, c’est alors l’ensemble de vos informations qui deviennent disponibles!

« Le web est un grand journal intime avec un minuscule cadenas! »

De plus, il faut penser à modifier vos mots de passe après un certain temps. Et éviter ceux qui sont trop faciles comme votre date de naissance. La technologie nous en demande beaucoup, n’est-ce pas?

C’est pourquoi je vous propose trois astuces pour vous aider dans la gestion de vos mots de passe :

1-  Outils.

Inutile de se casser la tête à noter ses mots de passe ou à sauvegarder un fichier pour les contenir. Des outils en ligne sécuritaires et simples d’utilisation peuvent le faire à votre place.

Celui que j’utilise depuis quatre ans est RoboForm everywhere. Il en existe une version gratuite très acceptable pour les particuliers. Mais si vous êtes entrepreneur, sachez qu’il n’en coûte que 9,95$ US la première année pour une version beaucoup plus complète et ensuite environ 30$ US les années suivantes. Cliquez sur ce lien pour commander directement!

2-  Mots de passe auto-générés.

En panne d’imagination? De nombreux sites vous proposent de générer pour vous un mot de passe selon les critères que vous aurez déterminés : manque de logique garanti! Et pour se protéger du piratage informatique, le manque de logique, c’est plutôt une bonne chose!

Je vous suggère celui de Norton, très facile à utiliser et pouvant créer des mots de passe comptant jusqu’à trente-deux caractères!

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3-  Mots de passe significatifs.

J’ai été interpellée par ce billet de blogue où l’auteur prétend que l’utilisation de mots de passes significatifs a ni plus ni moins changé sa vie! Sans y aller de façon aussi… intense (?), je l’ai mis en pratique sur des comptes pour lesquels l’importance de la confidentialité est moindre et… ça marche! Écrire le même bout de phrase plusieurs fois par jour et soudainement, on se rend compte que ça aide à garder le focus sur notre objectif du moment! À essayer!

Voici l’article en question!

En conclusion, maintenant que vous avez des solutions pour utiliser de meilleurs mots de passe de façon toute simple, vous pourrez éviter ceux se trouvant dans le Top 25 des pires mots de passe de 2014!!

blogue

Mythe #1 : la boîte de réception

Publié le 10 février 2015 à 11 h 31 min par Patricya

En 2015, j’ai décidé de m’attaquer sur ce blogue aux différents mythes qui ont la vie dure et nous font perdre du temps ou nous enlisent dans des méthodes de travail inefficaces. Je débute donc avec celui-ci:

Je dois laisser tous mes courriels dans ma boîte de réception pour ne pas les oublier ou les perdre.

 

Les faits : FAUX, contre-productif mais très courant!

PERSONNE ne peut espérer être productif avec une boîte de réception contenant 300 courriels! Et pourtant, je suis fréquemment témoin de ce genre de situation. Si c’est votre cas, vous ne soupçonnez probablement même pas l’effet « thérapeutique » que peut avoir la boîte de courriels vide!

Vous désirez atteindre le nirvana numérique? Voici les quatre habitudes à adopter dès maintenant :

1- Archiver les courriels dont le traitement est terminé.

Ça peut simplement vouloir dire de les déplacer vers un dossier qui s’appelle « Traités ».

À ÉVITER : classer les courriels traités dans de multiples sous-dossiers. Vaut mieux repérer un courriel traité à l’aide de l’outil de recherche que de s’embarquer dans un trop lourd système de classement que, je vous le GARANTIS, vous ne serez jamais en mesure d’entretenir adéquatement.

2- Supprimer les courriels inutiles.

Les échanges de courriels du type « Je vous confirme notre rdv » une fois la rencontre passée, n’ont plus aucune valeur… on supprime sans remords!

À ÉVITER : imprimer ses courriels (à moins que ce soit un document à remplir de façon manuscrite). Ça vous évitera un double vidage de la corbeille!

« Courriels, je vous aime…
mais pas tant que ça! »

3- Répondre immédiatement à tout courriel qui prend cinq minutes ou moins à traiter.

Lorsque vous êtes en « mode travail », répondez à tout ce qui peut l’être. Puis passez à autre chose. On évite ainsi de passer la journée à ne répondre qu’à des courriels.

Je vous recommande par contre d’éviter l’effet « chien de Pavlov » ou « personne qui n’a rien à faire » en répondant dans la seconde ou la minute à vos courriels. Prenez quand même le temps de bien lire la demande et valider votre réponse, si brève soit-elle (voir le point 4). Bien peu d’urgences le sont réellement!

À ÉVITER : classer ses courriels « en attendant que ». Que quoi au fait?

4- Créer une tâche pour les courriels demandant davantage d’information ou de réflexion.

Dans ce cas, la requête reçue par courriel devient une tâche et il importe de la traiter comme telle et donc de la noter, et de lui attribuer une priorité et une date d’échéance. Envoyer un accusé de réception à l’expéditeur est toutefois de mise.

À ÉVITER : répondre sans avoir toute l’information, juste pour répondre rapidement. Un simple « Message bien reçu, je vous reviens vers x heures » vaut mieux qu’une réponse erronée pour laquelle il faudra se rétracter ensuite!

Idéalement, votre boîte de courriels devrait être vidée à la fin de chaque journée, mais bien peu de gens ont cette discipline (je m’inclus dans ce nombre). Cependant, je vous suggère au  minimum de procéder à un ménage complet à la fin de chaque semaine. La paix d’esprit qui en résulte vaut bien les 30 minutes que cela vous prendra, vous verrez!

 paix d'esprit

 

Simplifier son Plan B – partie 2

Publié le 2 novembre 2014 à 9 h 00 min par Patricya

Plan B+

Plan B+

La semaine dernière, je vous entretenais sur le pourquoi et le comment il faut mettre à l’abri ses courriels, ses mots de passe, ses documents et la liste de ses outils préférés. C’était en fait, les points les plus communs, ceux auxquels la plupart des consultants vous feront penser.

Passons maintenant à mes quatre suggestions originales et personnelles, malheureusement souvent apprises à mes dépens, ou à ceux de gens de mon entourage! En souhaitant sincèrement qu’elles vous évitent certains écueils!

5- Les grands oubliés

Vous avez pensé à tout, tout, tout! Jusqu’à ce que vous veniez pour écrire un courriel et réalisiez que… vous n’avez pas sauvegardé votre signature. Quelques minutes de perdues, qui se multiplieront si vous avez oublié plusieurs autres des items de la liste suivante :

  • Vos contacts, tâches, rendez-vous et calendriers (s’ils ne sont pas en nuage).
  • Vos favoris dans votre navigateur.
  • Vos quickparts, insertions automatiques et préférences de mise en forme.
  • Vos raccourcis, les items de votre menu de démarrage et de votre barre des tâches.

Rien de dramatique (à part pour le premier, croyez-moi!) mais dans une situation où l’on doit se remettre au boulot rapidement, ces petites omissions deviennent vite des irritants, pensez-y!

6- Le super technicien

En cas de pépin, à qui confierez-vous votre désarroi… et votre ordinateur? Est-ce vraiment une bonne idée de chercher un « technicien-informatique-compétent-urgent » dans une telle situation?

Un technicien en informatique, c’est comme une marge de crédit : il faut le trouver pendant qu’on n’en a pas besoin! Renseignez-vous auprès de d’autres entrepreneurs; ils seront les mieux placés pour vous en référer un! Puis, établissez le contact, informez-vous sur ses compétences, ses tarifs, ses disponibilités et gardez ses coordonnées facilement accessibles… pas seulement dans votre ordinateur!

7- Un 2e ordinateur, tout prêt, tout près

Par chance (ou par prudence!) vous aviez tout sauvegardé. Vous avez engagé une personne fiable. Bravo! Voici maintenant le nec plus ultra : vous mettez l’ordinateur défaillant à la poubelle (ou chez le réparateur), ouvrez le deuxième ordinateur et poursuivez le document important sur lequel vous travailliez. Tadam! Pour le reste, on verra demain. Ou plus tard.

Ça peut être un ancien portable que vous gardez « au cas », l’ordinateur de votre conjoint ou celui de votre mère si elle habite tout près! L’important est de s’y ouvrir au préalable un compte utilisateur avec notre système de messagerie et nos outils principaux installés. Dans mon cas, je m’assure que Dropbox, Outlook et Roboform y soient. Avec ça, je peux pratiquement tout retrouver mon « univers »!

Très important, même si on ne s’en sert pas, il faut s’assurer régulièrement d’aller y faire les mises à jour et de synchroniser les fichiers pour éviter les pertes de temps en cas de pépin!

8- Un endroit physique pour travailler

Panne de courant, sinistre, bruit infernal ou simple besoin de changer d’air, tout travailleur autonome a besoin de son Quartier Général (QG), soit un endroit autre que la maison pour travailler! Que ce soit une bibliothèque municipale ou un resto importe peu. J’ai même parfois travaillé depuis le Carrefour Laval! Les critères pour choisir son lieu de travail alternatif c’est la proximité, l’accès facile à un wifi, les heures d’ouverture, et un confort relatif!

second cup - mon QG

Mon QG, c’est le Second Cup de Vimont; vous m’y croiserez une fois par mois minimum, souvent en pleine rédaction d’un billet de blogue! Avez-vous le vôtre?

 « Panne de courant, sinistre, bruit infernal ou simple besoin de changer d’air, tout travailleur autonome a besoin de son QG!»

 

Et voilà, ceci complète le Plan B que je vous propose!

Avez-vous d’autres précautions ou recommandations à ajouter? Sont-elles basées sur votre vécu? N’hésitez pas à partager votre expérience sur le sujet dans les commentaires!

 

Simplifier son Plan B – partie 1

Publié le 23 octobre 2014 à 18 h 15 min par Patricya

Plan B

Avez-vous un plan B? Si l’ordinateur que vous utilisez pour travailler meurt à l’instant, combien de temps vous serait nécessaire pour vous « virer de bord » et poursuivre le mandat que vous deviez finir pour respecter votre échéancier prévu?

Pouvez-vous vraiment vous permettre d’attendre quelques heures ou quelques jours avant de redevenir fonctionnel? Et que dire des informations qui pourraient possiblement ne jamais être récupérées? Pouvez-vous imaginer les conséquences désastreuses sur votre entreprise?

Pourtant, si tous en conviennent, peu de gens prennent réellement les moyens de se préparer adéquatement… jusqu’à ce que ça leur arrive personnellement!

 « Peu de gens prennent les moyens de se préparer adéquatement à la perte de leur ordinateur… jusqu’à ce que ça leur arrive personnellement! »

Pourquoi? Parce que ça semble SI compliqué et qu’on n’a pas le temps… je sais! Mon objectif est donc de vous aider à simplifier tout ça! Mais en fait, j’avais tellement d’idées à vous partager que j’ai dû diviser ce billet en deux parties!

Voici donc quatre des huit points à vérifier pour s’assurer d’avoir un plan B en cas de perte informatique :

1- L’accès aux courriels

De nos jours, les entrepreneurs ne peuvent se permettre de perdre le fil de leurs courriels pendant bien longtemps! Il vous faudra donc un plan B, et vite!

  •  Assurez-vous d’avoir au moins un autre endroit déjà configuré d’où prendre et envoyer vos courriels (ça peut être votre téléphone intelligent, un portable, un autre ordinateur).
  • Si vous avez un hébergement, informez-vous de la façon de vous connecter à votre « Webmail » afin d’accéder à vos courriels depuis le web.
  • Compilez vos informations de connexion AILLEURS que dans votre ordinateur principal! Pensez également à noter toutes les options comme POP ou IMAP, serveur de messagerie entrant, sortant. Pour plus de facilité, vous pouvez sauvegarder des captures d’écran de votre configuration comme ceci :

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Assurez-vous de noter les informations pour configurer TOUS vos comptes de messagerie!

« POP, IMAP, SMPT…
dans l’urgence de retrouver l’accès à vos courriels,
tout ceci sonnera comme du chinois! »

 

2- Les mots de passe

Si vous avez l’habitude de cocher « Se souvenir de moi » sachez que malheureusement on vous oubliera totalement si vous changez d’ordinateur!

Donc soyez certains d’avoir une liste de vos mots de passe sur papier, ailleurs que dans l’ordinateur principal ou alors de pouvoir y accéder via un outil accessible depuis le web. J’utilise personnellement Roboform et je l’apprécie énormément.

3- Les documents

Vos documents de travail sont précieux et vous ne devez absolument pas compter sur le disque dur d’un unique ordinateur pour préserver ce trésor! Ceux à qui c’est arrivé (moi!) s’en souviendront toute leur vie! Bien qu’on tende de plus en plus à entreposer ses fichiers « en nuage » (Dropbox, OneDrive, iCloud), les « backup » ont encore leur pertinence. Et pourquoi ne pas doubler de prudence et opter pour les deux options combinées?

Il est toutefois impératif de tenter au moins une fois d’accéder au nuage et au « backup » car je vous garantis que le plus mauvais moment au monde pour apprendre à télécharger un fichier est lorsque notre disque dur vient de sauter et que notre plus gros prospect à vie attend après notre soumission…!

4- Les outils

Arriveriez-vous de mémoire à nommer tous les logiciels et les outils qui sont installés sur votre ordinateur et qui vous simplifient la vie au quotidien? Sachez que demander à un technicien (même le plus compétent qui soit) de réinstaller « toute la patente, là » ne vous garantit en rien de retrouver votre ordinateur tel qu’il était avant le crash!

Pensez à noter les logiciels et leur version respective, les navigateurs, les périphériques (souris, clavier, imprimante), l’antivirus, Skype, l’imprimante PDF, le minuteur etc…

N’oubliez pas les informations de connexion pour les outils en ligne qui sont plutôt disponibles depuis le web comme Mailchimp, Survey Monkey, votre CRM, iTunes et encore, etc…

Comme vous voyez, cela en fait déjà beaucoup! C’est pourquoi il vaut mieux prendre un moment, à tête reposée afin de noter adéquatement ces précieuses données!

Et puis… vous ai-je convaincu de prendre au moins une des précautions énumérées plus haut? Si oui, laquelle?

 

La semaine prochaine, je vous présenterai quatre autres points à vérifier pour simplifier son Plan B!

 

 

Publié le 11 juillet 2014 à 15 h 00 min par Patricya

Vacances 2014 de Patricya Lacerte.com

Simplifier le départ pour les vacances

Publié le 27 juin 2014 à 9 h 33 min par Patricya

Le grand décompte est commencé, car dans deux semaines je serai en vacances! S’il arrive toujours quelques imprévus à la dernière minute, il reste que j’aime bien préparer mon départ et mon retour pour éviter de vivre dans le stress le plus total cette période qui devrait être reposante! Je vous partage donc quelques trucs que j’ai récoltés au fil du temps pour vous permettre de partir l’esprit tranquille… et d’apprécier votre retour!

« Les vraies vacances, c’est partir sans avoir
peur de ce qui nous attend au retour! »

1- On avise!

Premièrement, évitez les surprises à tous, et communiquez les dates de vos vacances à vos clients et collègues dès que vous les connaissez.

N’hésitez pas à leur rappeler, deux à trois semaines avant le jour J : grandes sont les chances qu’ils soient davantage concentrés sur leurs propres vacances que sur les vôtres!

Vous pouvez publier les dates de vos vacances sur votre site ou sur les réseaux sociaux, mais restez vague sur vos projets et vos déplacements afin d’éviter de donner trop d’informations et de vous faire cambrioler!

Une façon simple et non-intrusive de rappeler l’imminence de vos vacances à votre réseau est d’inclure, deux semaines d’avance, un rappel dans votre signature de courriel.

À RETENIR : une personne avertie en vaut deux! Évitez les surprises et prévenez votre réseau.

 

2- On assure une continuité!

Si vous avez prévu qu’une personne assurera la continuité de votre service, c’est le temps de revoir avec elle les tâches à faire, de s’assurer de lui transmettre les informations pour accéder à votre courriel, boîte vocale, blogue, site web etc… et de les tester avant!

Rien de plus moche que de se faire appeler pendant un trek au Népal… ou au Parc Safari parce qu’on a fait une erreur en donnant le mot de passe de notre blogue et que la personne responsable n’arrive pas à y avoir accès!!

Pensez également à assurer une continuité sur vos réseaux sociaux en programmant d’avance des publications. Le marketing lui, devrait se poursuivre même lorsque vous n’y êtes pas!

À RETENIR : la continuité, ça se planifie d’avance!

 

3- On ne prévoit rien avant et après!

Le jour du départ, NE PRÉVOYEZ RIEN! Rien dans le sens de : pas de rencontre, d’échéance, de production. Croyez-moi, le simple fait de gérer les débordements des jours précédents, les questions de dernière minute, de facturer et d’enclencher votre routine de départ devrait suffisamment vous occuper!

La routine de départ pour les vacances devrait ressembler sensiblement à la routine de fin de semaine. Si vous avez déjà adopté la seconde (et vous êtes quelques-uns à me l’avoir mentionné) vous intégrerez celle des vacances sans peine!

Pour la même raison, PAS DE RÉUNION OU DE RENCONTRE LE JOUR DU RETOUR! Bloquez tout de suite au minimum une demi-journée pour vous « remettre dedans » : pour prendre les messages, lire les courriels, et pour décider des priorités, et prévoir votre semaine.

Ne faites pas l’erreur de replonger tête baissée sans avoir pris le temps de planifier. Le manque à gagner monétaire vous inquiète? Sachez que ce que vous aurez « perdu » à ne pas facturer pendant ce temps sera très largement compensé par ce que vous gagnerez en efficacité pour les jours, et même les semaines à venir!

À RETENIR : prévoir du temps de gestion avant et après les vacances.

En terminant, je vous souhaite de merveilleuses vacances, qu’elles vous permettent de vous ressourcer, et prenez gare aux coups de soleil… juste au cas, voici une application qui devrait vous aider à les éviter!

 

Simplifier votre gestion du temps. Partie 2 : 5 astuces originales!

Publié le 3 juin 2014 à 10 h 06 min par Patricya

Bon, on sait où s’en va notre temps, on sait comment on devrait idéalement le dépenser, mais c’est SI facile de s’égarer, n’est-ce pas?

C’est pourquoi j’ai pensé vous partager cinq astuces originales qui vous permettront, je l’espère, de garder le cap!

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1-  Penser en dehors de la boîte

Une amie me disait récemment qu’elle envisageait de commencer à travailler à midi et d’étirer sa journée jusqu’en soirée, période productive pour elle, et ainsi réserver son avant-midi à ses activités personnelles. Eh bien, pourquoi pas?!! Osez! Prendre congé un lundi sur deux, commencer à 5 h du matin mais finir à 14 h, prendre un long dîner de deux heures pour pratiquer une activité sportive… elle est où l’obligation de faire du 9 à 5 si on est à notre compte? Osez penser en dehors de la boîte et vous modeler un horaire atypique en fonction de vos besoins! Votre productivité y gagnera certainement!

2-  Jouer aux LEGOs

Vous êtes comme moi du genre à tenter de faire entrer de force 28 heures dans une journée (qui n’en compte que 24, je vous le rappelle!)? Essayez de construire votre horaire à l’aide de blocs de temps. Je le fais avec mon calendrier Outlook. Je me crée des blocs de différentes couleurs (j’aime ça, moi, les couleurs!!) pour tout ce que j’ai à faire, et je dispose le tout sur mon horaire… et je constate à chaque fois que ça déborde!! Donc, je coupe, je reporte, je délègue jusqu’à ce que tous mes blocs entrent dans le calendrier!

« Il est souvent plus facile d’organiser notre espace que notre temps car l’espace lui, on le voit! »

- Traduction libre de Julie Morgenstern

3-  Sortir le minuteur à œuf

Vous avez tendance à ne pas voir le temps qui avance et à passer tout droit? Mettez-vous une alarme en fonction du temps que DEVRAIT vous prendre la tâche. Et quand ça sonne, c’est fini, fini; les œufs sont cuits!! Il en existe un très simple, disponible en ligne qui s’appelle justement Eggtimer!! Il y a même des minuteries spéciales comme par exemple, la technique Pomodoro!

4-  S’espionner soi-même

Vous avez l’impression d’avoir passé beaucoup de temps sur un projet? Outre les minuteurs dont j’ai parlé dans mon billet précédent (et qu’il faut activer AVANT de commencer à travailler!), il y a aussi moyen sur certains logiciels de vérifier APRÈS combien de temps vous avez passé sur un projet. Il s’agit du temps total d’édition dans l’onglet Fichier, Informations, Propriétés Avancées – Statistiques et c’est disponible sur Word, PowerPoint, Publisher et même Excel, quoiqu’il y soit un peu plus difficile à trouver. Voici la marche à suivre étape par étape pour satisfaire votre curiosité dans Word!

5-  Se la jouer « petite école »

Quels sont les trois objectifs que vous devez absolument atteindre aujourd’hui? Je sais, on a envie de dresser une liste de 467 items! Mais soyons réalistes. S’il ne faut vraiment n’en nommer que trois… écrivez-les chaque matin sur un tableau bien à la vue dans votre bureau. Vous n’avez pas de bureau? Pas d’excuse, car il existe des autocollants de type tableau noir. Au pire, un post-it peut faire l’affaire!!

Sauf que… personnellement, je ne sais pas si c’est l’effet nostalgique de « petite école », mais le fait d’écrire à la craie blanche sur un tableau noir rend pour moi l’exercice plus sérieux! Je me sens ainsi davantage imputable… envers la maîtresse d’école!!!

Et vous? Quels sont vos trucs, outils, astuces originaux, sérieux ou humoristiques pour mieux gérer votre temps? N’hésitez pas à m’en faire part dans les commentaires!

 

Simplifier votre gestion du temps. Partie 1: Comprendre où se cachent vos heures!

Publié le 8 mai 2014 à 6 h 59 min par Patricya

 

Lorsqu’on travaille à notre compte, le temps est notre plus beau luxe mais aussi souvent notre pire ennemi!

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Travailler beaucoup plus d’heures qu’on ne le voudrait, gaspiller trop de temps sur des activités qui ont peu de valeur, ou repousser indéfiniment certaines tâches pourtant importantes parce que l’accalmie tant attendue ne se présente jamais… ça vous dit quelque chose?

Si on bénéficie d’une merveilleuse flexibilité, il est assez courant de voir les heures nous glisser entre les doigts sans qu’on sache trop ce qu’on en a fait!

Pour y remédier, je suggère de chronométrer et analyser votre façon actuelle de faire les choses et ensuite d’ajuster le tir. Ça vous semble bien difficile? Eh bien, lisez ce qui suit, je vous l’explique pas à pas!

« Lorsqu’on travaille à notre compte, le temps est notre plus beau luxe mais aussi souvent notre pire ennemi! »

Chronométrer

Avant d’espérer améliorer sa gestion du temps, il faut prendre conscience de la façon dont on l’occupe actuellement. Je vous invite à faire le test pendant une semaine. Vous serez possiblement surpris du résultat!

  1. Déterminez quelques catégories de tâches (4 à 6) selon votre domaine d’activité et vos responsabilités (Seulement les vôtres. Cependant, si vous devez gérer le travail d’autres personnes, cela devrait constituer une catégorie en soi). Dans mon cas : facturable – marketing – courriels – administration– développement d’affaires. Mais vous pourriez avoir : comptabilité, consultation, soumission, installation, sollicitation, rédaction etc…
  2. Chronométrez et notez à chaque jour combien de temps (par tranche de 15 ou 30 minutes) vous avez consacré à chacune des catégories. Il est important de vraiment chronométrer car nos estimés ne reflètent généralement pas la réalité!
  3. Pour vous aider, je vous suggère deux outils des plus simples : Traxtime et Toggl qui vous permettent d’un simple clic de démarrer un chronomètre qui va calculer le temps passé sur la tâche. Toggl comporte davantage d’options assez intéressantes mais Traxtime peut très bien faire l’affaire.
  4. À la fin de la semaine, faites le total par catégorie ou, si vous avez utilisé un des outils que j’ai proposés plus haut, vous n’aurez qu’à faire sortir un rapport!
  5. Si vous êtes plutôt visuels, mettez vos résultats dans un graphique en « pointes de tarte »… parfois les chiffres nous parlent davantage de cette façon!

À RETENIR : chronométrer combien de temps vous passez pour accomplir chaque grande catégorie de tâches.

Analyser

Maintenant, regardons vos résultats! Le portrait vous plaît-il ou non? Si oui, on ne change rien, c’est parfait.

Cependant, si vous avez décidé de faire l’analyse de votre situation, il y a fort à parier qu’elle ne vous convient pas à 100 %. Rassurez-vous, je refais l’exercice une ou deux fois par année et je trouve toujours certaines chose à améliorer, ne serait-ce que parce qu’entre-temps, mes besoins ont changé!

Au moment d’analyser les chiffres obtenus, voici quelques questions à se poser :

  1. Est-ce que mon total me convient; que ce soit 20, 40 ou 80?
  2. Combien de ces heures me rapportent directement de l’argent? Est-ce suffisant pour atteindre mes objectifs financiers?
  3. Combien d’heures ne me rapportent pas d’argent? Sont-elles nécessaires? Est-ce que j’y passe trop de temps? Suis-je la bonne personne pour les faire?
  4. Quelle portion de ma semaine est occupée par des activités que j’aime et qui sont dans mes compétences? Et quelle portion est-ce que je passe à faire des tâches qui m’irritent?  ***Si une tâche vous prend beaucoup de temps, ne vous rapporte pas d’argent et vous irrite, il est plus que temps de la déléguer. Je vous le dis juste comme ça!
  5. Combien d’heures est-ce que je passe à faire des activités agréables mais « grugeuses de temps » et non essentielles à ma pratique? Et attention, il est facile de se convaincre soi-même que les trois heures passées sur Youtube ou Pinterest étaient du développement d’affaires, d’accord? On se la fait tous celle-là!

À RETENIR : analyser le temps passé pour effectuer les tâches de chaque catégorie et déterminer ce qui vous convient et ce qui pourrait être amélioré.

Créer la semaine idéale

À partir de maintenant, vous avez tout en main pour mettre en place votre semaine idéale. Reprenez les catégories que vous avez déterminées au début, et indiquez le nombre d’heures que vous devriez y consacrer :

  • Un peu plus de facturable pour atteindre vos objectifs financiers?
  • Un peu moins d’heures sur la route si ce n’est pas de cette méthode de prospection que provient votre bassin de clients?
  • Déléguer et ainsi éliminer de votre horaire la comptabilité si ce n’est pas votre point fort?
  •  Augmenter le temps consacré aux réseaux sociaux si c’est une de vos bonnes méthodes pour augmenter votre visibilité?

Il n’en tient qu’à vous de déterminer en quoi consiste votre semaine idéale, en fonction de vos préférences et de vos objectifs financiers et personnels!

À RETENIR : Penser autrement votre répartition du temps. Pour chaque catégorie, noter le temps actuel qui y est consacré et le temps idéal en regard de vos objectifs.

Maintenant, comment s’assurer de respecter votre plan pour une semaine idéale? La réponse sera dans mon prochain billet, dans deux semaines!!!

 

Simplifier la compilation de vos déplacements

Publié le 10 avril 2014 à 10 h 58 min par Patricya

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Petite question : dans quelle proportion utilisez-vous votre véhicule pour des déplacements reliés à votre pratique professionnelle? À 10 %? 25 %? 75 % Aucune idée??

Pour connaître sa proportion de déplacements effectués par affaires, il n’y a pas de miracle, il faut tenir un registre!

Bien que vous ne soyez pas tenus de soumettre ce registre au moment de faire votre déclaration de revenus, en tenir un à jour vous permet de protéger vos déductions fiscales et de vous éviter bien des maux de tête si vous faites l’objet d’une vérification!

Je vous propose ici différentes façons de procéder, de la plus traditionnelle à la plus techno!

La méthode traditionnelle

On prend un carnet et on note :

9 avril 2014
Rencontre client X
Odomètre au départ : 93 600
Odomètre au retour : 93 900.
Kilométrage parcouru : 300km 
 

Cette méthode, bien qu’acceptable, pose néanmoins deux problèmes : elle demande une bonne dose de discipline, et elle doit se faire en deux étapes puisqu’il faudra ensuite calculer le total de tous les déplacements!

carnet-note-kilometrage

Le tableau… avec quelques calculs

On compile ses déplacements sur un tabulateur Excel.

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C’est la méthode que j’utilise et elle est adéquate pour moi puisque je me déplace très peu : je suis virtuelle, après tout! J’entre mes déplacements une fois par mois en parcourant mon agenda et en recoupant avec mes factures (restaurant, stationnement). Je vérifie la distance parcourue vers une nouvelle destination à l’aide de Google Maps.

La méthode demande une certaine rigueur, mais tout y est et ça me prend seulement environ 15 minutes par mois! Une connaissance de base d’Excel ou une adjointe virtuelle pour vous monter un tableau, et le tour est joué!

Un outil qui le fait à votre place

Pour ceux qui travaillent toujours sur la route, s’équiper d’un outil plus performant qui fait le travail à votre place pourra grandement simplifier la compilation de votre registre de déplacements, et vous libérer du temps pour faire autre chose. C’est ce que propose Odotrack, un produit québécois dont vous trouverez la petite histoire ici.

L’avantage est que tous vos déplacements sont automatiquement transférés et enregistrés sur les serveurs en temps réel. Par contre, la méthode demande un investissement monétaire difficilement justifiable si comme moi vous faites 1000 km par année! À noter qu’Odotrack offre maintenant son produit également en application pour iPhone ou Android.

odotrack.

Une app

Votre téléphone intelligent vous suit partout? Alors c’est une application qu’il vous faut!

Il y a MyLog, dont la traduction française semble plus qu’approximative, mais dont j’ai entendu le plus grand bien au niveau de l’utilisation! L’application de base est gratuite, l’enregistrement des données se fait via GPS (donc même sans une connexion Internet!) mais elle n’est offerte que pour Android.

Pour iPhone j’ai trouvé celle-ci : Suivre mon kilométrage. Mais si vous en utilisez une que vous préférez, n’hésitez pas à la partager dans les commentaires, je suis toujours prenante pour de nouvelles solutions!

En résumé, peu importe la méthode, pourvu qu’elle soit simple! Sur ce, je vous souhaite bonne route!

Simplifier la préparation de vos impôts

Publié le 13 mars 2014 à 9 h 44 min par Patricya

Est-ce que ce billet se veut un article sur la fiscalité ou la comptabilité? Hum, non, pas du tout! En fait, je n’y connais rien! Je fais moi-même faire ma tenue de livres par une collègue et cette année, je ferai même produire ma déclaration de revenus par une experte! Je pratique ce que je plaide : déléguons, déléguons, déléguons!

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Alors que reste-t-il à simplifier? Tout ce qui, du point de vue administratif, se passe avant et après la production de votre fameuse déclaration annuelle! Sautons donc dans le vif du sujet avec les six trucs que je vous propose :

1-Les états financiers.

Pour la portion entreprise, avoir tous les chiffres en main, déjà additionnés par catégorie et résumés sur une ou quelques pages vous sera bien précieux au moment de commencer votre rapport.

Vous le faites préparer par quelqu’un d’autre? Tant mieux! Votre comptable appréciera certainement de partir avec une base solide et ses services vous coûteront moins cher s’il n’a pas à faire tout le débroussaillage pendant sa période la plus occupée de l’année!

2-Le tri de routine.

Outre les chiffres de votre pratique professionnelle, pour préparer vos impôts, vous aurez besoin de plusieurs papiers personnels (factures, relevés, etc.). Donc, le fait de se trouver une méthode pour trier tout au long de l’année ces « autres papiers », c’est vraiment se simplifier la vie!

classement-documents-impot

Que ce soit dans des chemises, des enveloppes ou un classeur accordéon, seulement deux choses importent :

A- Bien identifier les catégories. Quelques exemples :

  • transport en commun;
  • reçus de frais médicaux par personne;
  • reçus de frais de garde;
  • reçus d’activités sportives et artistiques des enfants;
  • REER, actions et obligations par personne;
  • frais de scolarité par personne (ainsi que les frais de scolarité non déduits les années précédentes).

B- Avoir la discipline d’y mettre vos papiers au fur et à mesure!

3-Les pense-bêtes.

Tout trier, c’est bien. Mais comment s’assurer ensuite qu’on a tout, sans trop se casser la tête? En utilisant un pense-bête! Surtout si vos informations se ressemblent d’une année à l’autre, il suffit de se faire une bonne « checklist » et voilà la dernière vérification simplifiée. Voici la mienne, à titre d’exemple: Pense-Bete_Impots

4-Les informations des membres de votre ménage.

Que vous prépariez vous-même vos impôts ou que vous les fassiez préparer par quelqu’un d’autre, si votre ménage compte plus d’une personne, vous aurez besoin de ces informations :

  • NOM, PRÉNOM
  • NAS (si pertinent)
  • STATUT (étudiant, temps plein, temps partiel)
  • DATE DE NAISSANCE
  • LE CODE D’ACCÈS figurant sur l’avis de Revenu Québec
  • UN SPÉCIMEN DE CHÈQUE pour chaque personne de 18 ans et + qui demande le dépôt direct pour la première fois (même si cette personne est encore aux études et est à charge).

Selon Manon Lebel, comptable, que j’ai consultée pour rédiger ce billet, ce sont des informations essentielles, mais pourtant souvent oubliées.

5-L’auto et le prorata.

À moins que vous ne soyez incorporé, vous devrez calculer la portion de l’utilisation de votre voiture qui est destinée à votre entreprise. Casse-tête à chaque année? Gardez-vous un tableau Excel où vous noterez ces informations, ou alors ajoutez-les à votre pense-bête!

kilometrage

6-Le classement.

Ça y est, c’est envoyé? Bravo! Maintenant, assurez-vous de toujours conserver six ans d’archives fiscales. Préparez simplement six chemises suspendues numérotées de 1 à 6. À chaque année après la période des impôts, on décale les six dossiers d’une position. Ainsi, la déclaration la plus récente va en avant à la position #1 et le dossier qui se retrouve « dans le vide » (l’année #7) n’a plus d’utilité, et on peut donc en disposer.

dossiers impots

Pour d’autres trucs concernant la gestion de vos papiers, voici le lien vers mon billet écrit précédemment: Quoi conserver et pendant combien de temps?

Sur ce, bonne période des impôts et n’oubliez pas que le plus tôt est le mieux : retarder cette obligation ne la fera pas disparaitre!